Trasferte aziendali: consigli e suggerimenti per organizzare il viaggio

Organizzare una trasferta aziendale è sempre stata una sfida logistica, con tante decisioni delicate da prendere in merito alla scelta dei mezzi di trasporto, alla gestione dei pagamenti e alla definizione degli itinerari di viaggio.

Allo stesso tempo, si tratta di attività indispensabili, necessarie per la crescita dell’azienda, l’individuazione di nuove partnership e di collaborazioni proficue.

Pianificare un viaggio aziendale, di gruppo o singolo, richiede esperienza, travel policy accurate e il supporto di aziende specializzate capaci di proporre soluzioni utili ed efficienti. Inoltre, è essenziale garantire la sicurezza del dipendente o del manager, la giusta comodità e la possibilità di spostarsi rapidamente per ottenere un ritorno economico elevato e un’adeguata produttività.

Le trasferte aziendali ai tempi del coronavirus

Al giorno d’oggi, è necessario fare i conti con le problematiche legate alla pandemia di Codiv-19, sia per quanto riguarda le restrizioni di legge, sia per la tutela del personale aziendale.

L’aspetto della sicurezza sanitaria è diventato estremamente importante nella scelta del mezzo di trasporto, con molte imprese che preferiscono l’auto per i tragitti brevi e il jet privato per gli spostamenti di media e lunga distanza in Italia, in Europa e ovviamente nei Paesi extra UE.

I voli privati consentono di viaggiare individualmente o con altri membri del proprio gruppo, evitando la presenza di altri passeggeri e garantendo una totale assenza di possibili contatti con l’equipaggio del velivolo. Gli aerei sono igienizzati dopo ogni utilizzo, inoltre questi mezzi prevedono dinamiche d’imbarco e sbarco diverse da quelle classiche, con maggiore isolamento e distanziamento sociale.

In più, è possibile velocizzare il viaggio e gestire in modo smart le richieste, con la prenotazione online del jet privato su portali specializzati come quello di fastprivatejet, che offre la possibilità di confrontare le caratteristiche dei diversi velivoli messi a disposizione degli utenti, in modo che gli stessi possano scegliere quello più idoneo alle proprie necessità.

Al contrario, è in forte riduzione l’impiego del treno, del car sharing, al quale viene preferito il noleggio auto, degli aerei di linea tradizionali e dei mezzi pubblici. Queste opzioni non garantiscono standard di sicurezza sufficienti, rendendone l’utilizzo marginale, con grandissima attenzione da parte delle aziende alla tutela della salute di dipendenti e collaboratori contro il rischio di contagio del coronavirus.

L’importanza di un travel manager in azienda

Per organizzare al meglio le trasferte aziendali servono competenze specifiche, per questo motivo nelle medie e grandi aziende viene spesso incaricato un travel manager, un professionista in grado di gestire tutte le attività inerenti i viaggi del team aziendale.

Allo stesso tempo, il travel manager si avvale di capacità particolari nei diversi settori, ad esempio richiedendo il supporto di specialisti nei sistemi di pagamento aziendali, nelle soluzioni di mobilità e nella logistica dei trasporti.

Avere una figura di riferimento nell’impresa semplifica le operazioni, con una maggiore consapevolezza sul rapporto costi-benefici delle trasferte, una gestione più accorta sulla rendicontazione delle spese e un’analisi più approfondita delle proposte dei vari fornitori di servizi.

Non meno importante è la capacità del travel manager di assicurare assistenza ai dipendenti in viaggio, attivandosi immediatamente in caso di emergenza seguendo protocolli precisi per ogni evenienza.

Come calcolare il valore reale delle trasferte?

Prima di progettare una trasferta aziendale devono essere realizzati degli appositi studi, indispensabili per capire sia la reale utilità del viaggio, sia come organizzarlo in modo ottimale in base alla finalità dell’evento.

Specialmente oggi, quando le nuove tecnologie consentono di gestire molte attività online in modo digitale, la trasferta deve essere giustificata da un’effettiva esigenza aziendale, in grado di portare un valore diretto o indiretto all’impresa.

Per effettuare queste analisi si possono utilizzare sistemi informatici, per considerare una serie di variabili e comprendere per l’azienda la convenienza di tale spostamento. Tuttavia, rimane fondamentale il fattore umano, poiché in alcuni contesti è essenziale il rapporto sociale, l’interazione diretta dal vivo in maniera fisica, affinché si possano intrecciare relazioni d’affari e professionali serie e durature.

Calcolare il valore reale delle trasferte è senza dubbio molto complesso, ad ogni modo in questo momento è importante guardare all’efficienza, alla velocità e alla sicurezza degli spostamenti.

Sicuramente, organizzare trasferte aziendali non è mai stato così difficile, per tale motivo è indispensabile rivolgersi a partner competenti, valutando con attenzione ogni opzione per gestire al meglio la logistica dei viaggi aziendali.